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Fulano: Beltrano você sabe quando entra no ar a nova versão do sistema?

Beltrano: Ah, segundo o Alípio que faz parte da equipe de projeto, será na próxima semana!

Fulano: Excelente, vou me programar!

Na semana seguinte…

Fulano: Beltrano, você não disse que o sistema novo entraria no ar essa semana? Já estamos na quarta-feira e nada!

Beltrano: Rapaz, não sei o que houve. Deixe-me ver com o Alípio…

Alípio: O gerente do projeto mudou a data, pois houve uma mudança nos requisitos do projeto…

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Alguma semelhança com a sua empresa? Eh, isso não é exclusividade da sua empresa, mas é algo infelizmente, muito comum no ambiente empresarial. E qual o motivo disso?

Normalmente falhas na definição do escopo dos projetos, e posteriores falhas de comunicação e alinhamento entre os stakeholders, são muitas vezes os maiores causadores deste tipo de problema, pois existem mudanças no curso dos projetos e grande parte dos stakeholders não fica ciente, e no fim das contas acaba sendo a parte mais impactada.

Algumas dicas simples podem ajudar para não passar por este tipo de problema:

1 – Não subestime o planejamento!

Alguns gestores de projeto e suas equipes acabam investindo pouco tempo no planejamento do escopo do projeto, escrevendo a TAP (termo de abertura do projeto) e com isso acabam esquecendo pontos importantes, relacionados a restrições, premissas e riscos.

“Se eu tivesse oito horas para derrubar uma árvore, passaria seis afiando meu machado. ” (Abraham Lincoln)

2 – Defina grupos de comunicação e a frequência que essas comunicações serão feitas pensar em comunicação é algo vital para o sucesso de qualquer projeto! Porém é necessário ter bom senso com relação a que tipo de informação deve ser compartilhado com sua equipe, sponsor e demais stakeholders. Recomendo a realização de uma análise e criação de 3 grupos de comunicação, como descrito abaixo;

Grupo estratégico: Sponsor do projeto, gestores, diretores, VP, CEO, presidente.

Grupo tático: Coordenadores, supervisores, líderes, tags, facilitadores, representantes de turno.

Grupo operacional: Equipe responsável por realizar efetivamente todas as atividades propostas na EAP (estrutura analítica do projeto) e/ou Diagrama de rede.

O que enviar para cada grupo?

Grupo estratégico: Informações relacionadas as entregas do projeto (Marcos); impactos ao custo, tempo e qualidade do projeto; Decisões relacionadas a problemas ocorrido ao longo do projeto.

Grupo tático: Status das atividades, uso de recursos, decisões relacionadas a priorização de atividades, mudanças previstas no escopo, etc.

Grupo operacional: Informações que impactem diretamente suas atividades, como mudanças de escopo e atividades (após ser aprovada pelo sponsor e demais responsáveis), etc.

O tema gerenciamento de projetos é um tema extremamente amplo e desafiador, porém proporcionalmente recompensador, ao ver o resultado sendo entregue e a satisfação do cliente quando o projeto atende ou excede suas expectativas!

Em breve trataremos de outros assuntos e estudos de caso relacionados a esta incrível área!

José Hélio Ferreira da Costa
​Consultor e Professor universitário